Buenas prácticas en el uso de la información y reportes de la plataforma Tusdatos - Ecuador

Con el fin de garantizar el uso adecuado de la información recopilada a través de la plataforma, así como dar cumplimiento al régimen de tratamiento de los datos personales que maneja cada empresa respecto a sus contrapartes, se recomienda a todos los clientes aplicar las siguientes buenas prácticas al momento de utilizar los reportes generados a través de la plataforma Tusdatos.

1. Uso interno de los reportes

Los reportes generados por la plataforma están diseñados exclusivamente para uso interno del cliente como herramienta de apoyo en procesos de análisis, verificación o debida diligencia.

Por esta razón, te sugerimos lo siguiente:

• Los reportes no deberían ser compartidos, reenviados ni entregados a las contrapartes objeto de consulta ni a terceros.
• El contenido del reporte no debe utilizarse como documento probatorio directo frente a la contraparte consultada.
• La información debe servir únicamente como insumo para la toma de decisiones internas

Es importante tener en cuenta que, la plataforma actúa como un intermediario-facilitador, proporcionando acceso automatizado a fuentes de información pública para los procesos de estudios de seguridad, validación de identidad, contratación y conocimiento de terceros, esto mediante denominación y número de identificación de la contraparte consultada. 

La consulta de procesos judiciales se realiza de forma automatizada, en tiempo real y bajo demanda, por ello la plataforma realiza procesos de recopilación y organización de información proveniente de fuentes públicas.

Por lo anterior, es deber de cada cliente mediante un riguroso análisis y uso de los procedimientos internos que maneja,  verificar y validar que la información de la contraparte efectivamente corresponda a ella antes de emitir una decisión.

La restricción en la difusión del reporte se debe a los siguientes riesgos:

• Puede generar interpretaciones erróneas de la información proporcionada.
• Crear riesgos reputacionales o legales para las partes involucradas.
• Al informar a la contraparte analizada sobre un proceso que le es ajeno, podría generar inquietud en el titular de los datos personales y motivarlo a recurrir a medidas como derechos de petición o, en casos más graves, acciones de tutela.

2. Comunicación adecuada de hallazgos

En caso de identificarse información relevante durante el proceso de consulta y que este corresponda efectivamente a la contraparte, se recomienda no enviar el reporte al consultado, sino comunicar el resultado de manera general y profesional.

Ejemplo de comunicación recomendada

• Procesos de vinculación laboral:
  “Durante el proceso de verificación de información realizado como parte de nuestras políticas internas de debida diligencia, se identificaron ciertos elementos que no se ajustan a los criterios de evaluación establecidos por la compañía. Por esta razón, en este momento no es posible continuar con el proceso de vinculación”
• Evaluación de riesgos o cumplimiento:
  “Luego de realizar las verificaciones correspondientes dentro de nuestros procesos de análisis de riesgo y cumplimiento, se identificaron situaciones que no se alinean con las políticas internas de la organización. En consecuencia, no es posible avanzar con el proceso en esta oportunidad”

3. Manejo responsable de la información

Se recomienda a los usuarios que hagan uso de la plataforma:

• Contar con la autorización de tratamiento de datos personales
• Utilizar la información únicamente para fines legítimos de análisis y prevención de riesgos o vinculación de personal.
• Evitar reproducir o difundir el contenido del reporte a la  contraparte analizada, familiares, amigos o conocidos y en general cualquier tercero ajeno a la empresa.
• Comunicar las decisiones finales sin adjuntar el documento generado por la plataforma.
• Utilizar la plataforma de manera exclusiva e individual, ya que las credenciales son personales,intransferibles y están destinadas al uso de una única persona natural identificada.

El objetivo de estas recomendaciones tienen como fin, promover el uso responsable de la información pública, reducir riesgos legales, reputacionales y de tratamiento indebido de datos, centrándose en garantizar que, la información sea utilizada exclusivamente para fines internos del cliente.

Si tienes dudas adicionales, puedes escribirnos a la cuenta sac@tusdatos.co o a través del chat de ayuda de nuestra página para atender tus inquietudes.