La categorización de hallazgos es la forma en que se clasifican por niveles: alto, medio, bajo e informativo las coincidencias que se obtienen en las fuentes consultadas. Lo cual influye en el orden en que se muestran las novedades en el reporte.

Esta funcionalidad permite a los usuarios personalizar la visualización de los hallazgos, ordenándolos según su relevancia para su cargo y propósito de validación, facilitando la identificación inmediata de la información más importante en el reporte.

• ¿Cómo establecer una categorización a cada área de mi empresa? 
• Crea tus categorizaciones
• Configura los niveles de hallazgo 
• Activar o desactivar notificaciones de hallazgo específico
• Preguntas frecuentes

¿Cómo establecer una categorización a cada área de mi empresa? 

Si en tu empresa se llevan a cabo validaciones desde diversas áreas, como recursos humanos, compras y cumplimiento, entre otras, es probable que los hallazgos resultantes requieran niveles de atención distintos. Es decir, lo que una área podría considerar como un problema de importancia alta, otra área podría percibirlo como de importancia media, baja o simplemente informativa. Para abordar este requisito, la categorización de hallazgos según el rol de los usuarios en tu empresa se presenta como la solución adecuada.

Para establecer el nivel de los hallazgos en nuestra plataforma, es necesario que el usuario cuente con el rol de administrador. Si cumples con este requisito, tendrás acceso a la categorización de hallazgos.

Sigue los siguientes pasos para modificar los hallazgos:

1. Inicia sesión en tu cuenta de administrador en nuestro dashboard

2. Ingresa a "Ajustes de usuarios" que se encuentra  en la parte superior derecha

3. Selecciona la pestaña "Clasificar hallazgos".

Crea tus categorizaciones

4. Da clic en el botón + Nueva categorización

5. Diligencia los campos de la nueva categorización como: 

Nombre Categorización: es la denominación que le quieres dar a la categorización para diferenciarla de las otras

Cliente: si tienes varios clientes puedes seleccionar el de interés.

Desprición: explicas brevemente de qué se trata esta clasificación.

Usuarios. agregar los usuarios de tu compañía que deseas que manejan esa categorización. 

Solo puedes establecer hasta tres categoría en tu empresa y puedes agregar varios usuarios a cada categoría.

Configura los niveles de hallazgo 

6. Ingresa a la opción "Configurar niveles de hallazgo"

Busca el hallazgo o la novedad que deseas cambiar de nivel utilizando el buscador o expandiendo la categorización para ver los hallazgos que contiene: 

Para cambiar el nivel de un hallazgo existen dos maneras: 

Categoría de hallazgo específico: Haz clic en la casilla de verificación que se encuentra al lado derecho del nombre del hallazgo deseado y asígnale una clasificación (alto, medio, bajo o informativo), esto solo aplica para esa categoría en específico. 

Categoría completa: Selecciona uno de los campos de verificación ubicados al lado derecho del nombre de la categoría y asígnale una clasificación (alto, medio, bajo o informativo). Esto modificará todos los hallazgos dentro de esta categoría.

7. Finalmente, haz clic en el botón "Guardar cambios" para guardar las modificaciones realizadas. Si deseas volver a la configuración predeterminada, solo debes hacer clic en “Restaurar hallazgos”

Activar o desactivar notificaciones de hallazgo específico

Esta opción te permite desactivar las notificaciones de hallazgos altos que llegan a tu correo electrónico.

Si activas las notificaciones, los usuarios recibirán notificaciones por correo electrónico cuando se produzcan hallazgos altos. Si desactivas la campana, los usuarios no recibirán notificaciones por correo electrónico cuando se produzcan hallazgos altos de esa categoría.

Recuerda que las notificaciones de hallazgos altos se refieren a alertas importantes que pueden requerir la atención del usuario. Por lo tanto, es importante considerar cuidadosamente si deseas activar o desactivar esta opción.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa con la categorización que ya tenía creada mi empresa?  

Todas las categorizaciones existentes aparecerán creadas por defecto en el panel de administración de categorizaciones.

¿Qué pasa si como administrador reviso un reporte realizado por un usuario de mi empresa con una categorización de hallazgos diferente a la mía?

Los hallazgos en la tabla de novedades se visualizarán por los niveles determinados en la categorización del usuario que realizó la consulta. El contenido del reporte será el mismo independientemente de qué usuario haya realizado la consulta.

¿Al asignar niveles de hallazgos bajos, informativos o no clasificarlos se dejan de consultar fuentes?

No, la consulta se realizará en todas las fuentes disponibles en el plan, lo que cambia es la organización de la tabla de novedades. Todas las coincidencias que se encuentren en las diferentes fuentes se verán reflejadas en el cuerpo del reporte.

¿Cómo sé con qué categorización de hallazgos está organizado un reporte?

En la parte inferior de la tabla de novedades hay un mensaje que indica cuál categorización de hallazgos fue aplicada, quien la creó y cuál fue su fecha de actualización. Para conocer en detalle los niveles asignados a cada hallazgo revisa en configuración de usuario, categorización de hallazgos o comunícate con el usuario administrador de tu empresa.

¿Qué pasa si recargo un reporte realizado por otro usuario de mi empresa con niveles de hallazgos diferentes a los míos?

Los hallazgos en la tabla de novedades se visualizarán en el orden de atención que se haya determinado para el usuario que realizó la consulta.

¿Cómo puedo ver un reporte generado por otro usuario con mi categorización de usuarios? 

Para visualizar el reporte con tu categorización de hallazgos, genera una nueva consulta.

¿Cómo se activa/desactiva la Categorización Personalizada de Hallazgos?

Este sistema está desactivado por defecto. Los clientes que estén interesados en hacer uso del sistema deben ingresar al dashboard, realizar los cambios y guardar sus preferencias, con solo guardar la categorización el sistema migrará el cliente y todos sus usuarios de forma automática al nuevo sistema.

De la misma manera, un cliente que desee desconectarse del nuevo sistema puede solicitarlo por medio de un ticket al equipo de soporte.

¿El sistema de Categorización Personalizada de Hallazgos se activa en todos los canales?

Si, todas las consultas, sin importar su canal (web, API, por lote) utilizaran el nuevo sistema de Categorización Personalizada de Hallazgos luego de que este sea activado para un cliente.

¿Con esta nueva vista, los hallazgos que ya tenía categorizados vuelvan a como estaban al principio?

No, el cambio en la interfaz no afecta la clasificación que definiste y que actualmente tienes configurada. 

Si tienes dudas adicionales, puedes escribirnos a la cuenta sac@tusdatos.co o a través del chat de ayuda de nuestra página para atender tus inquietudes.