Consultas recurrentes

Creado por Tony Gómez, Modificado el Lun, 20 Oct a 5:24 P. M. por Omaira Moreno

Esta funcionalidad permite a tu compañía crear grupos personalizados con proveedores, clientes o empleados y realizar consultas recurrentes sobre estos grupos según la necesidad de tu empresa.

Si deseas agilizar la ejecución, monitoreo y visualización de las consultas que realizas de manera periódica, puedes hacer uso esta funcionalidad que te permiten realizar consultas de varios documentos con solo pulsar un botón.

A diferencia de una consulta por lote, el grupo que creas se guarda en la plataforma y cuando debas realizar la consulta nuevamente, lo harás de forma rápida. Además, puedes editar, agregar y eliminar documentos sin necesidad de volver a cargar un archivo. También podrás ver los reportes individuales directamente en la plataforma o si lo prefieres puedes descargar un nuevo archivo que contiene toda la información del grupo creado, incluyendo el acceso directo al último reporte generado por cada documento.

TABLA DE CONTENIDOS

Casos de usos
¿Cómo lo hago?
Administrar grupos
Agregar documentos individualmente
Agregar múltiples documentos
Consultar todo
Exportar grupo
¿Cómo crear notificaciones para recordatorios?

Casos de usos

Puedes establecer los grupos que desees, unos ejemplos de aplicación son los siguientes:

Caso de uso 1: Validar a mis empleados

Dependiendo de la industria, cada empresa debe validar a sus empleados con una periodicidad determinada. Esta funcionalidad permite agrupar a los empleados de tu empresa para que puedas realizar su validación siempre que lo necesites sin necesidad de volver a cargar sus documentos al sistema. Además, puedes agregar y eliminar empleados al grupo de forma fácil y ordenada. ¿Qué tal si creas unos grupos de los empleados de tu empresa por tipo de contrato, por área, por nivel de responsabilidad o por periodicidad en la validación?

Caso de uso 2: Validar a mis proveedores

Las empresas cuentan con proveedores en diversas áreas que se deben validar de manera recurrente. Esta funcionalidad es especialmente útil para ordenar en varios grupos tus proveedores; según especialidad de lo que proveen, según la periodicidad en que debes hacerles seguimiento, según la región o áreas que atienden, etc. Puedes agrupar los proveedores a la medida de tu empresa, asegurándote que el nombre del grupo sea claro para tu organización y que la descripción sea precisa y suficiente para que los usuarios de tu empresa la comprendan.

Caso de uso 3: Validar a mis clientes

¿Tienes una gran cantidad de clientes por validar frecuentemente? Genera orden y simplifica las tareas dentro de tu organización creando grupos de clientes y usando como criterio de agrupación: los volúmenes de facturación, el mercado objetivo, el equipo comercial, las sucursales, etc., o simplemente crea un único grupo de clientes que lo diferencie de otras consultas recurrentes de tu organización; como las de proveedores o las de empleados.

¿Cómo lo hago?

Para crear el grupo personalizado de tu interés, sigue estos pasos:

Ingresa a la plataforma de Tusdatos.co
Selecciona la opción “Consultas recurrentes” que se encuentra en el panel izquierdo
Da clic en el botón “Crear grupo”
Diligencia la información del “Nombre del grupo”, escoge tu empresa o cliente y finalmente, una pequeña descripción del grupo.
Guarda los cambios.

Administrar grupos

Una vez que hayas creado tus grupos, tendrás control total sobre cada uno de ellos. Podrás editar su configuración, eliminarlos si ya no los necesitas, procesar las consultas asociadas, descargar los documentos generados en formato PDF y crear recordatorios para realizar nuevas consultas a grupos específicos.

Para acceder a estas opciones de administración, dirígete a la columna Acciones dentro del listado de grupos y haz clic en el ícono de tres puntos. Desde allí se desplegará un menú con todas las funcionalidades disponibles para gestionar cada grupo de forma individual.

En caso de seleccionar la opción Editar, podrás agregar nuevos documentos para consultar. Esta acción puede realizarse de dos formas: de manera individual, cargando los documentos uno por uno, o bien a través de una plantilla, que te permite añadir varios documentos de forma masiva.

Agregar documentos individualmente

Ingresa a la opción “Agregar documentos”.
Diligencia el nombre (opcional, excepto para PP), número de documento y fecha de expedición (obligatoria para CE, opcional para CC y no requerida para NIT, PPT y PP).
Haz clic en “Guardar”.

Agregar múltiples documentos

Para cargar múltiples documentos se requiere utilizar una plantilla que hemos creado previamente, el paso a paso es el siguiente:

1. Da clic en el botón “Descargar plantilla” que se encuentra en la parte derecha de la plataforma.
2. Diligencia la plantilla Excel con los campos necesarios:

doc (número de documento)

tdoc (tipo de documento)

fechae (fecha de expedición)

nombre (Nombre de la persona o empresa) es opcional.

Recuerda que, agregar el nombre es opcional y la fecha de expedición es obligatoria para CE y, es opcional para CC y no se diligencia en NIT, PPT y PP.

3. Guarda el archivo en tu escritorio y regresas al dashboard.

4. Carga el archivo que diligenciaste en la opción “Subir archivo” que se encuentra en la parte derecha de la plataforma.

En este espacio tendrás acceso a los reportes realizados en caso que el documento haya sido consultado previamente, además, tienes la opción de lanzar una nueva consulta.

Consultar todo

Desde la vista principal de la funcionalidad y la vista de edición está la posibilidad de ejecutar las consultas de todos los documentos al tiempo mediante el botón “Consultar todo”.

Las consultas realizadas se podrán visualizar desde el mismo panel del grupo, aparecerán también en el histórico de consultas y lo mejor de todo, en el histórico de consultas por lote también lograrán visualizarse con la opción de descargar el resumen y el archivo de los resultados, al correo les llegará el aviso cuando se hayan finalizado todas las consultas ejecutadas.

Exportar grupo

Los usuarios tendrán la opción de exportar el grupo creado en un archivo excel desde la vista de editar presionando el botón “Exportar este grupo”.

En el archivo generado se visualiza la información con todos los datos de los documentos y una columna con el enlace del reporte.

Si consultas un documento en otro módulo (consultas por lote o indviduales) de la plataforma, que no sea en "Consultas recurrentes", en el reporte te aparecerá que ese documento hace parte de un grupo, el nombre y su descripción.

Adicionalmente, es importante aclarar que, esta información solo aparecerá en los reporte de tu misma compañía, es decir, si alguien fuera de la organización consulta ese documento no le va a aparecer que pertenece al grupo que definiste.

¿Cómo crear notificaciones para recordatorios?

Ahora, en nuestra plataforma, puedes crear notificaciones personalizadas para que nunca olvides realizar una reconsulta o una consulta periódica de un grupo de documentos . Esta nueva función te ayudará a gestionar tus tareas de manera más eficiente, enviándote un recordatorio para que realices cualquier acción a tiempo.

Para crear un recordatorio, primero asegúrate de que el grupo esté creado. Luego, dirígete a la parte derecha de la pantalla, haz clic en los tres puntos ubicados en la columna Acciones y selecciona la opción “Recordatorio” del menú desplegable.

Se desplegará un cuadro en el que podrás elegir la fecha de inicio, la hora y la frecuencia (cada mes, cada 3 meses, cada 4 meses, cada 6 meses o anual).Después de seleccionar estos parámetros, haz clic en el botón "Activ" y luego en el botón "Confirmar". A continuación, aparecerá un pop-up confirmando que el recordatorio ha sido programado exitosamente.

Por ultimo, en la fecha que hayas indicado, recibirás un mensaje en tu correo con el recordatorio.

Si tienes dudas adicionales, puedes escribirnos a la cuenta sac@tusdatos.co o a través del chat de ayuda de nuestra página para atender tus inquietudes