Esta funcionalidad permite a tu compañía crear grupos personalizados con proveedores, clientes o empleados y realizar consultas recurrentes sobre estos grupos según la necesidad de tu empresa.

Si deseas agilizar la ejecución, monitoreo y visualización de las consultas que realizas de manera periódica, puedes hacer uso esta funcionalidad que te permiten realizar consultas de varios documentos con solo pulsar un botón. 

A diferencia de una consulta por lote, el grupo que creas se guarda en la plataforma y cuando debas realizar la consulta nuevamente, lo harás de forma rápida. Además, puedes editar, agregar y eliminar documentos sin necesidad de volver a cargar un archivo. También podrás ver los reportes individuales directamente en la plataforma o si lo prefieres puedes descargar un nuevo archivo que contiene toda la información del grupo creado, incluyendo el acceso directo al último reporte generado por cada documento. 

TABLA DE CONTENIDOS

• Casos de usos de grupos de consultas
  • Caso de uso 1: Validar a mis empleados
  • Caso de uso 2: Validar a mis proveedores
  • Caso de uso 3: Validar a mis clientes 
• ¿Cómo lo hago?
• Administrar grupos
• Agregar documentos individualmente
• Agregar múltiples documentos
• Consultar todo
• Exportar grupo
• ¿Cómo crear notificaciones para recordatorios?

  
  

Casos de usos de grupos de consultas

Puedes establecer los grupos que desees, unos ejemplos de aplicación son los siguientes:

Caso de uso 1: Validar a mis empleados

Dependiendo de la industria, cada empresa debe validar a sus empleados con una periodicidad determinada. Esta funcionalidad permite agrupar a los empleados de tu empresa para que puedas realizar su validación siempre que lo necesites sin necesidad de volver a cargar sus documentos al sistema. Además, puedes agregar y eliminar empleados al grupo de forma fácil y ordenada. ¿Qué tal si creas unos grupos de los empleados de tu empresa por tipo de contrato, por área, por nivel de responsabilidad o por periodicidad en la validación?

Caso de uso 2: Validar a mis proveedores

Las empresas cuentan con proveedores en diversas áreas que se deben validar de manera recurrente. Esta funcionalidad es especialmente útil para ordenar en varios grupos tus proveedores; según especialidad de lo que proveen, según la periodicidad en que debes hacerles seguimiento, según la región o áreas que atienden, etc. Puedes agrupar los proveedores a la medida de tu empresa, asegurándote que el nombre del grupo sea claro para tu organización y que la descripción sea precisa y suficiente para que los usuarios de tu empresa la comprendan.

Caso de uso 3: Validar a mis clientes 

¿Tienes una gran cantidad de clientes por validar frecuentemente? Genera orden y simplifica las tareas dentro de tu organización creando grupos de clientes y usando como criterio de agrupación: los volúmenes de facturación, el mercado objetivo, el equipo comercial, las sucursales, etc., o simplemente crea un único grupo de clientes que lo diferencie de otras consultas recurrentes de tu organización; como las de proveedores o las de empleados.

1. Ingresa al dashboard de Tusdatos.co
2. Selecciona la opción “Grupo de consultas” que se encuentra en el panel izquierdo
3. Da clic en el botón “Crear grupo”
4. Diligencia la información del “Nombre del grupo”, escoge tu empresa o cliente y finalmente, una pequeña descripción del grupo.
5. Guarda los cambios.

Dando click en el botón “Crear grupo” se abrirá un modal para llenar la información requerida y agregar un grupo.

Esto te llevará al panel donde se pueden ingresar documentos de manera individual o por lote, para agregarlos ten en cuenta estos pasos:

tdoc (tipo de documento)

fechae (fecha de expedición)

nombre (Nombre de la persona o empresa) es opcional.

Recuerda que, agregar el nombre es opcional y la fecha de expedición es obligatoria para CE y PEP, es opcional para CC y no se diligencia en NIT y PPT.

3. Guarda el archivo en tu escritorio y regresas al dashboard.

4. Carga el archivo que diligenciaste en la opción “Subir archivo” que se encuentra en la parte derecha de la plataforma.

También, es posible utilizar la plantilla con la que convencionalmente se procesa un lote.

Cuando logres subir los documentos cargados por lote se visualizarán de la siguiente forma:

En este espacio tendrás acceso a los reportes realizados en caso que el documento haya sido consultado previamente, además, tienes la opción de lanzar una nueva consulta.

Si consultas un documento en .otro módulo (consultas por lote o indviduales) de la plataforma, que no sea en "Grupos de consultas", en el reporte te aparecerá que ese documento hace parte de un grupo, el nombre y su descripción.

Adicionalmente, es importante aclarar que, esta información solo aparecerá en los reporte de tu misma compañía, es decir, si alguien fuera de la organización consulta ese documento no le va a aparecer que pertenece al grupo que definiste.

¿Cómo crear notificaciones para recordatorios?

Ahora, en nuestra plataforma, puedes crear notificaciones personalizadas para que nunca olvides realizar una reconsulta o una consulta periódica de lotes de documentos creados como un grupo. Esta nueva función te ayudará a gestionar tus tareas de manera más eficiente, enviándote un recordatorio para que realices cualquier acción a tiempo.

Para crear el recordatorio, primero debes asegurarte de que el grupo esté creado. Luego, en la parte derecha, haz clic en el ícono de reloj. 

Por ultimo, en la fecha que hayas indicado, recibirás un mensaje en tu correo con el recordatorio.

Si tienes dudas adicionales, puedes escribirnos a la cuenta sac@tusdatos.co o a través del chat de ayuda de nuestra página para atender tus inquietudes