Cómo diligenciar correctamente la plantilla de Consultas por lote

Aquí te proporcionamos una guía detallada sobre cómo diligenciar correctamente la plantilla Excel para generar consultas por lote en nuestra plataforma. Este proceso te permitirá consultar múltiples documentos de manera simultánea y ahorrar tiempo en tus gestiones. Asegúrate de seguir estos pasos para evitar errores comunes.

1. Formato correcto de la Plantilla

La plantilla Excel debe contiene exactamente tres columnas. Cada columna debe estar encabezada con los siguientes nombres:

doc: Número de documento.

tdoc: Tipo de documento.

fechae: Fecha de expedición

2. Datos requeridos

Número de Documento (doc): Este campo es obligatorio. Asegúrate de ingresar el número de documento sin puntos, sin comas. Ejemplo: 12345678. Si es un nombre, diligencia el nombre completo de la empresa o persona sin caracteres especiales ni espacios en blanco antes o despúes del texto.  

Tipo de Documento (tdoc): Este campo también es obligatorio. Debe contener el tipo de documento abreviado y en Mayúscula (por ejemplo, CC para Cédula de Ciudadanía, NIT para Número de Identificación Tributaria). Asegúrate de que sea un código válido. 

Fecha de Expedición (fechae): Este campo es opcional, pero si decides incluirlo, asegúrate de que esté en formato de fecha (DD/MM/AAAA). Ejemplo: 01/01/2024.

El siguiente video te instruye a cómo puedes diligenciar esta plantilla

3. Errores comunes y cómo corregirlos

• Error: Hay duplicación en la fila...

Descripción: Tu archivo tiene filas duplicadas con el mismo número de documento.

Solución: Revisa tu archivo y elimina las filas duplicadas. Cada número de documento debe aparecer una sola vez.

• Error: Hay un nombre con caracteres especiales, números o espacios en blanco

Descripción: Alguno de los datos en la columna 'doc', 'tdoc' o 'fechae' contiene caracteres no permitidos.

Solución: Asegúrate de que los datos en la columna 'doc' solo contengan números, en 'tdoc' solo texto sin espacios ni caracteres especiales, y en 'fechae' solo fechas en formato correcto.

• Error: Falta el número de documento en la fila...

Descripción: El campo 'doc' está vacío en alguna fila.

Solución: Completa el campo 'doc' con el número de documento correspondiente. Todos los campos obligatorios deben estar llenos.

• Error: El archivo proporcionado contiene x columnas. Éste debe contener exactamente 3 columnas.

Descripción: El archivo tiene un número incorrecto de columnas.

Solución: Asegúrate de que tu archivo Excel tenga exactamente tres columnas con los encabezados correctos.

• Error: Una o varias columnas contienen un encabezado incorrecto. Los encabezados esperados son: ['doc', 'tdoc', 'fechae']

Descripción: Los encabezados de las columnas en tu archivo no coinciden con los esperados.

Solución: Revisa los encabezados de tus columnas y cámbialos para que coincidan exactamente con 'doc', 'tdoc' y 'fechae'.

• Error: No pudo ser procesado, descargue la plantilla de ejemplo y verifique que los datos sean correctos.

Descripción: Hubo un error general en el archivo que impidió su procesamiento.

Solución: Descarga la plantilla de ejemplo proporcionada, compárala con tu archivo y corrige cualquier discrepancia en formato o contenido.

Si tienes dudas adicionales, puedes escribirnos a la cuenta sac@tusdatos.co o a través del chat de ayuda de nuestra página para atender tus inquietudes