Cómo diligenciar correctamente la plantilla de Consultas por lote

Aquí te proporcionamos una guía detallada sobre cómo diligenciar correctamente la plantilla Excel para generar consultas por lote en nuestra plataforma. Este proceso te permitirá consultar múltiples documentos de manera simultánea y ahorrar tiempo en tus gestiones. Asegúrate de seguir estos pasos para evitar errores comunes.

 1. ¿Cómo llenar la plantilla?

La plantilla de Excel contiene cuatro hojas especializadas, organizadas en el siguiente orden:

1. Hoja: CC, CE, NIT, PPT y NOMBRE

Es tu hoja principal. Úsala para consultar personas o empresas con documentos de Colombia (Cédula, NIT, etc.) . Columnas:

• Documento: Indica el numero sin puntos ni guiones. Déjalo vacío si consultas por nombre.
• Tipo de documento: Selecciona el tipo de documento "CC, CE, NIT, PPT" o "NOMBRE" si vas a consultar por nombre.
• Fecha de expedicion del documento: Es opcional, pero si cuentas con ella podemos acceder a fuentes donde es obligatoria la misma y debe ir en formato día/mes/año.

2. Hoja PP, INT

Úsala para consultar personas con documentos internacionales. Columnas:

• Documento: El número del documento extranjero.
• Tipo de documento:  Escoge "PP" (Pasaporte) o "INT" (Internacional).
• Nombre del consultado: Nombre completo (en texto) de la persona a consultar. Este campo es obligatorio.

3. Hoja: Representantes_relacionados

Úsala para consultar los representantes legales o relacionados de una empresa. Columnas:

• Documento: Indica el número sin puntos ni guiones.
• Tipo de documento: Selecciona el tipo de documento “CC, CE, NIT, PPT” 
  
• Fecha de expedicion del documento: Es opcional, pero si cuentas con ella podemos acceder a fuentes donde es obligatoria la misma y debe ir en formato día/mes/año.
• Empresa: Agregar el NIT al cual desea relacionar.
• Relación: Selecciona qué relación tiene el consultado.
• Nombre:Nombre completo (en texto) de la persona a consultar.

4. Hoja: Vehículos

Úsala para consultar vehículos por su placa. Columnas:

• Placa: El número de la placa del vehículo.
• Documento: Selecciona el tipo de documento del dueño del vehiculo “CC, CE, NIT, PPT” 
• Tipo de documento: Indica el número sin puntos ni guiones.

2. Benficios

El mayor beneficio de esta plantilla es que puedes llenarla de forma mixta. Por ejemplo, puedes subir un solo archivo con:

• 1000 consultas en la hoja CC, CE, NIT, PPT y NOMBRE
• 200 consultas en la hoja PP, INT
• 300 consultas en la hoja Vehículos
  
  

El sistema leerá todas las  hojas y procesará las 1.500 consultas en una sola operación, entregándote un reporte consolidado.

3. Errores comunes y cómo corregirlos

• Error: Hay duplicación en la fila...

Descripción: Tu archivo tiene filas duplicadas con el mismo número de documento.

Solución: Revisa tu archivo y elimina las filas duplicadas. Cada número de documento debe aparecer una sola vez.

• Error: Hay un nombre con caracteres especiales, números o espacios en blanco

Descripción: Alguno de los datos en las columnas contiene caracteres no permitidos.

Solución: Asegúrate de que los datos en la columna Documento solo contengan números, en 'Tipo DE documento' solo texto sin espacios ni caracteres especiales, y en 'fechae' solo fechas en formato correcto.

• Error: Falta el número de documento en la fila...

Descripción: El campo 'Documento' está vacío en alguna fila.

Solución: Completa el campo 'doc' con el número de documento correspondiente. Todos los campos obligatorios deben estar llenos.

• Error: El archivo proporcionado contiene x columnas. Éste debe contener exactamente 3 columnas.

Descripción: El archivo tiene un número incorrecto de columnas.

Solución: Asegúrate de que tu archivo Excel tenga exactamente tres columnas con los encabezados correctos.

• Error: Una o varias columnas contienen un encabezado incorrecto. Los encabezados esperados son: ['Documento', 'Tipo de documento', 'Fecha de expedición del documento']

Descripción: Los encabezados de las columnas en tu archivo no coinciden con los esperados.

Solución: Revisa los encabezados de tus columnas y cámbialos para que coincidan exactamente con el formato.

• Error: No pudo ser procesado, descargue la plantilla de ejemplo y verifique que los datos sean correctos.

Descripción: Hubo un error general en el archivo que impidió su procesamiento.

Solución: Descarga la plantilla de ejemplo proporcionada, compárala con tu archivo y corrige cualquier discrepancia en formato o contenido.

Si tienes dudas adicionales, puedes escribirnos a la cuenta sac@tusdatos.co o a través del chat de ayuda de nuestra página para atender tus inquietudes