Las consultas por lote es una opción para realizar consultas de más de un documento o nombre por medio de una plantilla de Excel, lo cual te ayudará a ahorrar tiempo en tus procesos.
¿Cómo lanzar una consulta por lote?
Para generar consultas por lotes debes seguir estos pasos:
1. Selecciona la opción “consultas por lote”, en el panel izquierdo del dashboard.
2. Descarga la "plantilla Excel de ejemplo", luego, accede al documento.
3. Ingresa a la hoja 1 de la plantilla y diligencia fila por fila los números de documentos sin puntos, comas, ni espacio y sin el dígito de verificación en el caso de NIT, los tipos de documentos y la fecha de expedición (es opcional para Cédula de Ciudadanía, si cuentas con ella podemos acceder a fuentes donde es obligatoria la misma, para CE y PEP es obligatoria diligenciarla, en NIT, PP, PPT y por Nombre no se diligencia) y debe ir en formato día/mes/año.
Dentro del archivo puedes combinar diferentes tipos de documentos.
4. Guarda el archivo una vez diligenciada toda la plantilla y regresas al dashboard del módulo de "Consultas por lote"
5. Selecciona la opción “Escoja un archivo de consultas de lote” y carga el archivo que guardaste
6. Espera a que se procese la consulta y finalmente, puedes descargar el reporte en el historial de por lotes realizado, además, recibirás un correo electrónico con el resultado..
Si ya finalizó la consulta por lote y mostró fuentes indisponibles, tendrás la opción de recargar todos los reportes incluidos en esa consulta en el botón de "recargar".
Preguntas frecuentes
¿Puede el usuario administrador ver las consultas por lote de otros usuarios?
Sí, los usuarios que tienen asignado el rol administrador pueden visualizar las consultas por lote que han realizado otros miembros de tu empresa en el historial de lotes realizados, descargar en una hoja de cálculo el resultado y recargar las fuentes indisponibles del lote.
¿Cuánto tiempo demora una consulta por lote?
El tiempo de procesamiento de la consulta por lote depende del número de consultas que digitaste, entre mayor sea, más tiempo tomará. Sin embargo, tenemos un promedio de tiempo de 2 hora para lotes de 100 documentos.
¿Cuál es el límite de documentos que puedo cargar en la plantilla?
Te recomendamos generar hasta 1000 consultas, es decir, si requieres cargar 2000 consultas, las realizas en dos lotes de 1000, una vez finalice la primera consulta puedes continuar con el segundo lote.
¿Si la consulta no ha finalizado debo lanzarlo nuevamente?
El tiempo de procesamiento depende del número de consultas programadas, si la tarjetade consulta del dashboard no muestra actividad del proceso y aún no has recibido el e-mail de finalización puedes recargar la pagina principal de consultas y verificar si encuentras consultas nuevas en el historial de lotes realizados que se encuentra en la parte inferior del dashboard, si es así, el proceso sigue en ejecución, de lo contrario, puede que se haya presentado un error en la consulta y lo debes ejecutar nuevamente
¿Si no finalizaron todas las consultas y quiero volver a lanzar el lote, me descuenta de nuevo las consultas ya descontadas de mi plan?
No descontará de tu plan, la plataforma reconoce aquellos documentos que no han sido consultados durante los últimos quince días y son eso los que te intenta completar.
¿Qué significa la hoja de errores en el resultado de los lotes?
Quiere decir que debes revisar que el documento o nombre que digitaste en la plantilla sea válido, ya sea en la longitud del documento, si contiene algún símbolo, espacio o no existe.
¿Puedo hacer consultas por lote de vehículos?
No, actualmente no está disponible esa opción para lotes, sin embargo, Tusdatos.co siempre está trabajando en traer a nuestros clientes nuevas funcionalidades.
¿Cómo recargo las fuentes indisponibles de los reportes del lote?
Si cuentas con un plan blindado o cumplimiento 360, la recarga de las fuentes indisponibles se hace manera automática, en caso contrario, debes hacer una recarga manual de cada una de las consultas, para realizarlo debes ingresar al enlace de “recarga” que te indica en la hoja de cálculo de resultado del lote generado.
¿Puedo descargar los PDF por lotes?
Si antes descargabas los reportes en pdf de tus consultas por lote uno a uno, ahora ahorrarás tiempo, ya que podrá descargar cada uno de ellos de forma simultánea y seguir utilizando la plataforma mientras el proceso de descarga finaliza.
Teniendo en cuenta la cantidad de consultas, el proceso puede ser demorado, por lo que implementamos que cada 5 minutos se descargue el archivo comprimido con los pdf que ya se completaron.
Si tienes dudas adicionales, puedes escribirnos a la cuenta soporte@tusdatos.co o a través de chat de ayuda para atender tus inquietudes.
