Programar envíos automáticos de Informes Estadísticos

La funcionalidad de automatización de informes permite optimizar el seguimiento de las consultas mediante la generación y entrega automática de reportes. Esta herramienta facilita el acceso oportuno a la información, reduce las tareas manuales y mejora la eficiencia en la gestión de resultados

¿Qué es la programación de informes estadísticos?

Es una característica del módulo de Informes que te permite establecer reglas periódicas para que el sistema genere de forma autónoma el Informe Estadístico de tus consultas y lo envíe directamente a los correos electrónicos que tú decidas. A continuación, te explicamos detalladamente cómo crear, consultar y administrar tus programaciones de acuerdo con la interfaz de la plataforma.

¿Cómo crear un envío programado?

Para configurar una nueva automatización, sigue estos pasos en la pantalla principal de Informes:

1. Despliega el menú lateral izquierdo y selecciona Informes.
2. En el panel de opciones, selecciona Estadístico.
3. Haz clic en Programar, ubicada junto al botón Generar reporte.
4. Completa los campos requeridos en el formulario de programación y guarda la configuración.

Campos del Formulario de Programación

Dentro de la ventana emergente, deberás completar los siguientes indicadores para activar tu envío:

• Frecuencia de envío: Menú desplegable donde eliges la periodicidad con la que deseas recibir el reporte (por ejemplo: Semanal, Quincenal, mensual o Trimestral).
• Consulta por: Selector para definir el tipo de datos específicos que se van a extraer en este bloque automatizado (Persona natural, Empresa o Vehículo).
• Inicio de envío: Campo con selector de fecha para indicar el día exacto en el que el sistema realizará el primer envío del informe.
• Agregar fecha de finalización (Switch): Interruptor opcional. Si lo activas, podrás elegir una fecha límite en el calendario para que los envíos se detengan automáticamente. Si lo dejas apagado, el informe se enviará de forma indefinida.
• Correo de usuarios a notificar: Recuadro interactivo para ingresar una o varias direcciones electrónicas. Al escribir un correo, este se guardará como una "etiqueta". Si deseas remover un destinatario, solo debes presionar la X de su etiqueta.
• Recibir informe en el correo: Casilla de verificación (checkbox) al final del formulario que confirma y asegura la orden de despacho del archivo adjunto hacia los buzones seleccionados.
  
  

Nota visual: Antes de guardar, el sistema te mostrará un recuadro gris con un resumen dinámico del texto de tu programación. Revísalo y presiona "Guardar cambios" para activar la automatización.

¿Cómo revisar, editar o eliminar una programación?

Una vez creada una o más reglas de envío, no necesitas abrir menús ocultos. Toda la gestión se realiza desde la misma pantalla principal de Informes.

Al costado derecho, encontrarás permanentemente la pestaña "Informes programados", la cual te muestra una tabla de control con el histórico de tus configuraciones activas (Frecuencia, Consulta por y Fecha de inicio).

En la columna Acciones, dispones de dos herramientas clave:

• Editar o Revisar (Ícono del Ojo): Abre de nuevo el formulario de programación con los datos guardados para que valides la información o realices las modificaciones necesarias.

• Eliminar (Ícono de la Papelera): Cancela de manera definitiva e inmediata el envío automático asociado a esa fila de datos.

Preguntas Frecuentes (FAQs)

¿Puedo programar más de un informe estadístico a la vez? 
Sí. Puedes crear múltiples programaciones combinando diferentes tipos de consulta (por ejemplo, una programación Semanal para consultas de Personas y otra Quincenal para Vehículos). Todas se listarán de forma independiente en tu tabla de control.

¿Qué pasa si necesito cambiar los correos de destino? 
Solo debes ubicar la fila de la programación en la pestaña "Informes programados", hacer clic en el ícono del ojo, agregar o eliminar las etiquetas de correo electrónico en el recuadro correspondiente y presionar "Guardar cambios".

¿En qué horario se envían los informes programados? 
El sistema procesa y despacha los informes de manera automatizada durante las primeras horas de la mañana de la fecha indicada en tu frecuencia, garantizando que tengas la información lista al comenzar tu jornada laboral.

¿A quiénes les llegará el informe programado?
Le llegará a todos los correos electrónicos registrados y validados en el campo “Correo de usuarios a notificar”. Asegúrate de seleccionarlos correctamente antes de guardar.

¿Cómo puedo ver las programaciones que ya tengo creadas? 
Solo debes ingresar a la sección de Informes y hacer clic en la pestaña "Informes programados". Allí verás un listado en forma de tabla con la Frecuencia, el Tipo de consulta, la Fecha de inicio y el botón "Ver detalle" para gestionarlo.

¿Puedo editar una programación existente? 
Sí. Al ingresar a la pestaña de "Informes programados" y dar clic en "Ver detalle" sobre cualquier fila de la tabla, se abrirá nuevamente el modal con tus configuraciones previas para que realices los cambios pertinentes y hagas clic en "Guardar cambios".

Si tienes dudas adicionales, puedes escribirnos a la cuenta sac@tusdatos.co o a través del chat de ayuda de nuestra página para atender tus inquietudes.